Telefoonkosten en internetkosten van uw personeelsleden
De telefoonkosten dienen te worden onderscheiden in abonnementskosten en gesprekskosten. Tevens krijgt u in sommige gevallen te maken met mensen met meerdere aansluitingen. Voor wat betreft de vergoedingen voor telefoonabonnementen kan alleen sprake zijn van een belastingvrije vergoeding van een tweede abonnement. Daarbij moet tevens vaststaan dat er sprake is van een meer dan bijkomstig zakelijk belang. Hiervan is sprake als het zakelijke belang meer dan 10% is. De vergoeding van het eerste abonnement kan dus niet belastingvrij. Wel kunnen de als zakelijk aannemelijk gemaakte gesprekskosten belastingvrij worden vergoed (zie hieronder). Onder de kosten van een abonnement vallen ook de bijkomende kosten zoals de aansluitkosten en aansluitkosten in privé-auto.
ISDN aansluiting
Voor een abonnement dat voorziet in meerdere aansluitingen of nummers (ISDN) geldt dat er € 19,59 per maand (€ 4,50 per week en € 0,90 per dag) voor eigen rekening van de werknemer moet blijven. Alleen het meerdere mag belastingvrij worden vergoed. Een tweede abonnement mag geheel belastingvrij worden vergoed of verstrekt (indien er dus sprake is van een meer dan bijkomstig zakelijk belang).
Telefoon ter beschikking stellen
Voor wat betreft het ter beschikking stellen van een telefoon (dus de werkgever betaalt zowel de abonnementskosten en gesprekskosten) zijn er een aantal mogelijkheden.
Indien de ter beschikking gestelde telefoon ook wordt gebruikt voor de dienstbetrekking dan dient voor het totale privé-gebruik van de telefoon € 22,69 per maand (€ 5,22 per week en € 1,04 per dag) bij het loon van de werknemer te worden opgeteld.
Wordt de telefoon vergoed aan de werknemer dan kan er pas sprake zijn van belastingvrije vergoedingen indien de hierboven genoemde bedragen voor rekening van de werknemer komen.
Deze regeling geldt ook voor mobiele telefoons.
Let op: bedraagt het privé-gebruik van de telefoon meer dan € 454 per jaar, dan moet in plaats van de bovengenoemde bedragen het werkelijk privé-deel tot het loon worden gerekend.
Tweede telefoon
Een tweede telefoon (en ook volgende telefoon) kan geheel vrij vergoed of verstrekt worden onder voorwaarde dat de telefoon voor 90% of meer gebruikt wordt voor de dienstbetrekking.
Internet
Telefoontikken als gevolg van internetverkeer kunnen onbelast worden vergoed bij zakelijk gebruik. Als bij het zakelijk internetten gebruik wordt gemaakt van een telefoonlijn dan geldt wat hierboven is aangegeven betreffende een normale telefoonlijn en de abonnementskosten. Bij een internetabonnement via de kabel is er geen sprake van gesprekskosten. De kosten kunnen in dat geval geheel onbelast worden vergoed als aannemelijk wordt gemaakt dat de aansluiting voor 90% of meer ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking wordt gebruikt. Lukt dit niet dan mag worden aangenomen dat de aansluiting voor 50% ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking wordt gebruikt en mag er 50% onbelast worden vergoed. Indien niet aannemelijk is dat de aansluiting wordt gebruikt voor meer dan 10% voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking dan is de gehele vergoeding belast.
De hierboven genoemde regels gelden ook voor de vergoeding van een ADSL-abonnement. Wordt niet voldaan aan het 90%-criterium, dan wordt gekeken of in ieder geval wordt voldaan aan het 10%-criterium. Is dit inderdaad het geval, dan kan het providergedeelte onbelast worden vergoed en kunnen de gesprekskosten voor de helft onbelast worden vergoed.
Handige Zakelijke Telefoonlinks:
